July 31, 2019 
(These minutes will be corrected/approved at the next meeting) 
•  Carol Ivey, President  
•  George Chinakos, Director  
•  Paul Gibson, Director  
•  Chris White, absent with notice 
•  Steven Wehrman, absent with notice 
Pam Halse, AMS Manager  
Meeting convened at 6:30 pm. 
Two homeowners attended the meeting.  One requested an update on the park, and the other 
homeowner is part of FLENA and shared the information about the adult exercise area, the improved 
soccer field, the improved basketball area and playground. She will also see what she can find out what 
is required to have the heritage tree plaque replaced.  Stephen may have some information on that, and 
they will connect. 
Also, homeowner wanted advice on what to do about a home that is receiving repeated non-compliance 
letters and fines because there has been no improvement in several years due to a non-communicative 
homeowner.   Advice was to call “311” to be transferred to somebody that might do something due to 
the fire hazard and the code violations. 
The minutes from the previous meeting were approved unanimously as submitted and will be posted on 
the AMS and Clearmeadows website. 
As Chris was absent, Pam filled in as treasurer and provided the treasurer’s report with good news on 
the interest earned on the CDs moved into Edward Jones CDs.   


Architectural review report was discussed.  The architectural review committee consists of Chris and 
Carol who approve requests or return them for more information or a change via email.  AMS then 
sends the resulting decision to the homeowner in a formal letter. 
In the meeting report, the board would like the compliance report after a tour consisting of only new 
reports with name, address, non-compliance issue, and which letter sent. 
The first Annual Meeting is confirmed for Wednesday, September 11, 2019, at Fire Station #9 at 6:30 
Pam presented the budget for 2020 with some revisions, such as increased initial outlay for collections 
due to Vial Fotheringham (VF) collections attorney changes that require upfront fee payment to be 
repaid later by the delinquent homeowner.  A new attorney contract was considered later during the 
meeting.  Pam noted that according to the 2020 Reserve Study, Clearmeadows is 127 percent funded, 
which can be an important fact to homebuyers and is very positive for the Association.  Carol noted that 
this amount will diminish each year as costs are increasing.  General wisdom is that a small increase 
every year is better than a larger increase in assessment when Clearmeadows drops below the 100% 
funded point in about five years as projected.  There will be no increase in quarterly assessments for 
budget year 2020. 
A board member asked for clarification of two payments made to TMG under $400 each and Pam will 
check the May reconciliation and reply to the board. 
The board selected Alexsis Ducich of Barker Martin as a new collection attorney and made the decision 
to accept their advice to go with the hourly fee rather than the flat fee. The board agreed to this but will 
monitor it.   It is anticipated that four delinquent accounts will be set up by the annual meeting 
September 11 to analyze if it is a good idea.  If it is not, the board may go with flat fee instead.  
The updated collection resolution as reviewed by Alexsis Ducich was presented to the board and was 
unanimously approved.  The revised resolution will go out with the notice of the annual meeting of 
September 11th. 
Delinquent accounts were reviewed.  VF agreed to honor their original contract on old collection 
accounts provided the Association does not add any new fees to the delinquent account ledgers.  If new 
fees are added, then that delinquent account will be moved over to the new collection attorney, as their 
fees are $100 less per hour. 
Board approved awarding the tree trimming job as proposed by Pacific Landscape Management to 
Pacific unless a bid due to come in August 1  is lower.  If that bid is lower than Pacific 
Landscape,  discussion of that new bid in comparison to the Pacific proposal will be on the next board 
meeting agenda following the annual homeowners meeting on September 11. 
Monument facings appeared to be failing and Pam will get bids from vendors to inspect all four 
monuments and provide bids for repair to be on the board meeting of September 11. 

Regarding the path to the (former) HP fence issue, Paul is going to check into an economical way to put 
the fallen off bottom boards back in place.  At the next meeting the board can discuss the advantage of 
a cyclone fence across the entrance to keep out users of that path for undesirable activities and graffiti. 
On permitted tree removals and failure to replace as required, it was proposed that there be a 
committee to collect those names and contact the City Forester to see if a permit was requested and 
issued and what the city required for replacement.  Resulting data would activate non-compliance fines.  
Paul would head up that committee. 
Also suggested that a committee be appointed to monitor damage to the community fence by 
homeowners using the community fence boards for planting beds  or soil retention which will rot the 
fence.  Also, the committee would report damage to the street side of the fence due to new bark 
application by Pacific as being placed against it or irrigation heads washing the stain away.  This damage 
should be remedied by Pacific. 
It was reported that the mailbox break-ins appear to have ended upon the arrest of a criminal breaking 
into mailboxes, which is a federal crime. 
Convened at 7:30 p.m.  
Lot A222-01:  The board approved 1/2 hour of attorney time to define an ambiguous, non-typical 
hardship request granted.  
Lot A314-03:  Board unanimously approved waiving $75 of the $100 fine since the Owner complied the 
violation.  The Owner is responsible for the $25 administrative fees. 
Research of CC&Rs by the board for a less than total conformance of a yard fence/lattice structure in the 
front yard to be provided at the next meeting.  
The board decided that possible misappropriation of the use of another homeowner’s gate post was a 
neighbor-to-neighbor issue not covered by HOA CC&Rs. 
Meeting returned to general session at 7:50 p.m. 
Carol signed the following documents:  Revised collection resolution and contract with the new 
collection attorney, approval of audit as submitted. 
Meeting adjourned at 8 p.m. 
Next meeting will be Wednesday , September 11, 2019. 
Thank you to Kyle, Chris, Kevin, and Carol for putting out the signs as notice of meetings.