CLEARMEADOWS COMMUNITY ASSOCIATION  
MINUTES for HOMEOWNERS MEETING 
April 3, 2019 
(These minutes will be corrected/approved at the next meeting) 
 
MEMBERS PRESENT 
  
•  Carol Ivey, President  
•  Chris White, Treasurer 
•  Steven Wehrman , Vice President  
•  George Chinakos, Director  
•  Paul Gibson, Director  
 
Meeting convened at 6:30 pm. 
 
HOMEOWNER INPUT 
None attended 
 
MINUTES 
The minutes from February 20, 2019 were approved as submitted and will be posted on the 
AMS and Clearmeadows website. 
 
TREASURER’S REPORT: 
Chris noted all as usual. 
 
So all the CDs will be in one place and easily accessible, Pam of AMS will order a check on the 
maturity date in May from Alliance.  The board approved Carol and Chris to meet with Edward 
Jones to move the CD money out of Alliance over to Edward Jones and to ladder it quarterly in 
fairly evenly divided amounts. Carol may do the legwork. 
 
Executive Care repairs of sidewalk on 24th and fence on 20th payment approved. 
 
NEW BUSINESS: 
The board appreciates architectural request information new since previous meeting reports. 
In the meeting report, the board would like the compliance report after a tour consisting of 
only new reports with name, address, non-compliance issue, and which letter sent. 
 
  
1 

---

Discussing the path which is on 24th and ends at the cyclone pasture fence is tabled until the 
next meeting.  It is vulnerable to graffiti and needs repairs. 
 
RESOLUTIONS: to be reviewed and changed or approved in a meeting so can be mailed to 
homeowners with annual assessment coupons. 
 
Reviewed and corrected and revised by all Board members at  this meeting were the 
Architectural Standards and Guidelines. Carol will confer with Pam for a revised final draft to be 
submitted for signing at the next meeting, June 5, and Pam will attend.  
 
The board discussed but did not sign the resolution regarding architectural standards and 
guidelines and policies. Also discussed were the email changes from Pam which can be 
approved at the next meeting EXCEPT the board will not agree to respond to the homeowner 
request for appeal of a decision on an ARC in 14 days because of the unavailability of a meeting 
place and the board. 45 days would be reasonable to be sure of a planned meeting to provide 
that response. 
 
LANDSCAPING 
 
TREE REMOVAL 
Trees removed without city permits and AMS approval will be reported to the city forester for 
action, and non-compliance process will be implemented.  
 
PACIFIC LANDSCAPE ITEMS 
 
Proposal for new bark was approved for $5,083.96.  
Proposal to repair an irrigation lateral damaged by a homeowner installation of new driveway 
for $2807.02 is tabled for further information from the irrigation team. 
 
The board approved the proposal to replace two pop-up spray heads and nozzles and repair 
three broken areas of drip tubing for a total price of $130.62. 
 
The moss spray proposal is approved for $246.07. 
 
 
CLEARMEADOWS CITY PARK: 
 
Steve also reported that he applied for and received a mini-grant to place dog waste stations in 
the park.  
 
  
2 

---

Carol has found a volunteer who is willing to fill the dog bag and disposal station as required by 
the grant which is in the final process of grant approval. 
 
CLEARMEADOWS SECOND ANNUAL COMMUNITY GARAGE SALE 
The second annual Clearmeadows Community garage sale is set for July 12, 13, 14. 
 
CLEARMEADOWS WEBSITE 
 
The revised website will allow us to increase communication with owners who would like to 
help and participate with park activities.  
 
Anyone interested in commenting on anything related to the community is encouraged to 
connect by going to the Clearmeadows.org or Clearmeadows.com and fill in the contact form 
listed on the left menu column. 
 
EXECUTIVE MEETING  
Open Meeting because there were no homeowners other than Board members.   
 
Decisions regarding homeowner request for payment plan will be sent to Pam at AMS 
immediately. 
 
Meeting ended at 8:35pm. 
 
Next meeting will be Wednesday, June 5. 
 
ONGOING ISSUES 
 
Community fence.  As volunteer time permits, homeowners will be notified to correct issues on 
their side of the community fence regarding rotting boards and fence pushing out onto 
sidewalk area due to soil, vegetation, and rocks being placed against it.  
 
VOLUNTEERS 
 
Thank you to Kyle, Chris, Kevin, and Carol for putting out the signs as notice of meetings. 
 
 
 
 
  
3 

---